Leitfaden zur Erstellung der perfekten Bewertungsanfrage per E-Mail für die Hotellerie und Gastronomie

Für Hotels und Restaurants sind Gästebewertungen von unschätzbarem Wert. Sie beeinflussen nicht nur die Buchungsentscheidungen potenzieller Gäste, sondern bieten auch wertvolle Einblicke in die Qualität Ihres Service. Eine bewährte Methode zur Gewinnung von Bewertungen ist die strategisch formulierte E-Mail-Anfrage. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der persönlichen und professionellen Gestaltung dieser Nachrichten.

Die Bedeutung des Absenderfelds
In der Hotellerie ist die persönliche Beziehung zum Gast von besonderer Bedeutung. Dies sollte sich auch im Absenderfeld Ihrer E-Mail widerspiegeln. Gäste öffnen eher E-Mails von Personen, mit denen sie während ihres Aufenthalts in Kontakt standen.
Eine effektive Kombination ist die Verwendung des Namens einer Führungskraft zusammen mit dem Hotelnamen, beispielsweise:

• "Michael Weber vom [Hotelname]"
• "Michael Weber | [Hotelname]"
• "Ihr Gastgeber Michael Weber"

Wichtige Aspekte für den Absendernamen:

• Verwenden Sie den Namen einer Person, die der Gast kennen könnte (Hoteldirektor, F&B Manager, Chef de Service)
• Wahren Sie die in der Hotellerie übliche professionelle Ansprache
• Vermeiden Sie unpersönliche Absender wie "Rezeption" oder "Guest Relations"
• Behalten Sie die gleiche Form der Anrede bei, die Sie während des Aufenthalts verwendet haben

Die Gestaltung einer effektiven Betreffzeile
Die Betreffzeile entscheidet oft darüber, ob Ihre Post-Stay-E-Mail gelesen wird. Gerade im Gastgewerbe, wo Gäste häufig mehrere Bewertungsanfragen erhalten, ist eine durchdachte Formulierung besonders wichtig.

Bewährte Beispiele für Betreffzeilen in der Hotellerie:

• "Wie war Ihr Aufenthalt bei uns im [Hotelname]?"
• "Ihr Feedback zu Ihrem Besuch im [Restaurantname]"
• "2 Minuten für Ihre Erfahrungen bei uns"
• "Ihre Meinung ist uns wichtig, [Vorname]"
• "Danke für Ihren Besuch - wie hat es Ihnen gefallen?"

Der Haupttext: Persönlich und relevant
Der Haupttext sollte direkt Bezug auf den Aufenthalt des Gastes nehmen. Besonders wichtig ist der Zeitpunkt der Anfrage - idealerweise 24-48 Stunden nach dem Check-out oder Restaurantbesuch, wenn die Erinnerungen noch frisch sind.
Wesentliche Elemente für den Haupttext:

1. Nehmen Sie spezifischen Bezug auf die gebuchte Zimmerkategorie oder das Restaurant

2. Erwähnen Sie besondere Ereignisse während des Aufenthalts (wenn zutreffend)

3. Betonen Sie den Wert des Feedbacks für künftige Gäste

4. Halten Sie den Text kurz und prägnant

Der Call-to-Action (CTA): Einfach und direkt
In der Hotellerie ist es üblich, dass Gäste auf verschiedenen Plattformen bewerten können. Konzentrieren Sie sich jedoch auf eine primäre Plattform pro E-Mail. 
Effektive CTA-Beispiele: 

• "Teilen Sie Ihre Erfahrungen auf [Plattform]"
• "Bewertung abgeben (nur 2 Minuten)"
• "Ihre Erlebnisse mit anderen Reisenden teilen"

E-Mail-Vorlage für die Hotellerie
Betreff: Wie war Ihr Aufenthalt bei uns im [Hotelname]?

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname],

vielen Dank, dass Sie sich für einen Aufenthalt in unserem Haus entschieden haben. Wir hoffen, Sie haben sich in unserem [Zimmerkategorie] Zimmer wohlgefühlt und konnten unseren Service in vollen Zügen genießen.
Ihre Erfahrungen sind für uns von großem Wert und helfen uns, unseren Service kontinuierlich zu verbessern. Gleichzeitig unterstützen Sie mit Ihrer Bewertung andere Reisende bei ihrer Hotelauswahl.
Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie sich einen Moment Zeit nehmen, um Ihre Eindrücke auf [Plattform] mit uns zu teilen.
[Link] >>> Jetzt Bewertung abgeben (es dauert nur 2 Minuten) <<<
Wir freuen uns darauf, Sie bald wieder bei uns begrüßen zu dürfen.

Mit herzlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Position]
[Hotelname]

Optimierung für die Hotellerie
Der Zeitpunkt der Bewertungsanfrage ist in der Hotellerie besonders wichtig:

• Nach dem Check-out: 24-48 Stunden
• Nach einem Restaurantbesuch: 24 Stunden
• Bei längeren Aufenthalten: Eventuell bereits während des Aufenthalts für Zwischenfeedback

Berücksichtigen Sie auch:

• Saisonale Besonderheiten und Events
• Die unterschiedlichen Bedürfnisse von Geschäfts- und Freizeitreisenden
• Mehrsprachige Vorlagen für internationale Gäste
• Integration in Ihr Guest Experience Management

Durch die konsequente Anwendung dieser Richtlinien und die stetige Anpassung an das Feedback Ihrer Gäste entwickeln Sie eine effektive Strategie zur Bewertungsgewinnung, die Ihre Online-Reputation stärkt und gleichzeitig authentische Beziehungen zu Ihren Gästen aufbaut.

Leitfaden zur Erstellung der perfekten Bewertungsanfrage per E-Mail für die Hotellerie und Gastronomie

• 12.02.2025